REVICION

Revisar

Una parte muy importante cuando estamos escribiendo o editando un documento es cuidar la ortografía, evitar que se vayan errores de ortografía en el texto que hemos trabajado.

Word posee una herramienta fácil de utilizar e increíblemente útil: Ortografía y gramática, con la cual no solo podras revisar ambas cosas a la vez.

Para ello nos ubicamos en la viñeta Revisar de la barra de herramientas

Ubicamos la sección destinada para la revisión

Pulsamos el ícono Ortografía y gramática

Si se identificaran errores en el documento, se abrirá un ventana que dará a conocer todos los errores que se tienen, a medida automáticamente se va dando la revisión.

Lo primero que deberás de cuidar para tener una adecuada revisión es asegurarte que el idioma del diccionario es el requerido. Por ejemplo en la imágen posterior vemos que Idioma del diccionario es Inglés (Estados Unidos), por ello no reconoce la palabra international, lo cual no debería de mostrar.

IDIOMA

Cambiamos el idioma, abriendo la ventanita de opciones y seleccionando. En este caso será Español (alfab. internacional)

SINÓNIMOS

Otra herramienta que nos facilita la escritura apropiada sin recurrir a las mismas palabras en todo momento. Es la función Sinónimos, que como su nombre indica, ayuda a identificar y sugerir palabras con un significado similar a la que se ha seleccionado.

Para usar esta función, deberemos de ubicarnos siempre en la sección Revisión de la barra de herramientas.

Nos posicionamos en la palabra que deseamos buscar y encontrar sinónimos. En el ejemplo de abajo, ver que el cursor esta en la palabra "correctivas"; por tanto esto indica que se buscaran palabras con significados similares

Pulsamos el ícono Sinónimos de la barra de herramientas

Se abrirá en la parte derecha de la pantalla una ventana que presenta las diferentes opciones encontradas en el diccionario como sinónimos de la palabra "correctivas

PROTECCIÓN DEL DOCUMENTO:

Hay

momentos en los que deseamos proteger el documento que hemos creado y restringir su uso.

Por ejemplo, algunos documentos podemos compartirlos con otras personas, pero no deseamos que lo editen pues podrían cambiar la información que se ha escrito o integrado en el documento. En estos casos podemos proteger el archivo, asigando permiso nada más que a la lectura. Para ello realizamos el siguiente proceso:

1. Nos ubicamos en la pestaña Revisar de la barra de herramientas

2. Nos ubicamos en el ícono Proteger documento

3. Pulsamos este ícono y se abrirá una ventana con las diferentes opciones de protección. Si observamos la figura, de partida aparecerá Acceso sin restricciones; es decir que las personas que tengan acceso al documento podrán editarlo.

4. Como deseamos restringir el acceso para editar el documento, pulsamos la opciónRestringir formato y edición

5. Se abrirá en el extremo derecho de la pantalla una ventana con las diferentes opciones. Lo que deseamos es restringir el acceso para la edición, es decir, que las personas que puedan tener acceso no podrán cambiar la información presentada.

6. Seleccionamos Restricciones de edición, y como se muestra en la imágen, se está admitiendo el acceso a sólo lectura del documento

7. Si aplicamos este tipo de protección, se abrirá una ventana en la que pondremosescribir la contraseña que permitirá una vez protegido el archivo tener acceso a la edición

Finalmente damos Aceptar y nuestro archivo tendrá protección para ser editado

Comparar el documento original con el documento modificado.

Consejo: Siempre que trabajemos en equipo bajo un mismo documento es recomendable tener guardada una copia de la última versión que tuvimos por si algún miembro del equipo realiza algún cambio sin activar el control de cambios y los guarda. Si tenemos una copia posterior podremos utilizar la herramienta de comparación que nos ofrece Word.

Para ver los cambios realizados en un documento que ha sido guardado sin el control de cambios debemos seguir los siguientes pasos:

- Abrir el documento original.

- Acceder a la pestaña Revisar y desplegar el botón Comparar, seleccionar la opción Comparar...

Aparece el diálogo Comparar y combinar documentos.

- Debemos seleccionar el otro documento, es decir el documento con los últimos cambios y pulsar Aceptar.

Nos muestra un nuevo documento basado en el documento final y con las marcas de los cambios producidos con respecto al documento original.

Si hacemos clic en el botón Más para ver más opciones nos encontraremos con una muy interesante que nos ofrece tres formas distintas de combinar los documentos.

-Documento revisado. Las marcas se muestran sobre el segundo documento.

-Documento original. Las marcas se muestran sobre el documento original.

-Documento nuevo. Se crea un nuevo documento y se insertan las marcas de los cambios producidos.

-Comparar en paralelo dos documentos.

Otra forma de comparar dos documentos es viéndolos al mismo tiempo ambos documentos el documento original y el documento final.

Para realizar este tipo de comparación debemos seguir los siguientes pasos:

- Abrir los dos documentos comparar (documento original y documento final).

- Desde el documento original accedemos a la pestaña Vista y seleccinamos Ver en paralelo.

Veremos ambos documentos a la vez en la pantalla dividida por la mitad en posición vertical un documento al lado del otro.

En la misma sección de la pestaña Vista encontraremos otras opciones:

Desplazamiento sincrónico. Este botón puede activarse o desactivarse. Si está activado como vemos en la imagen al desplazarnos por un documento el otro documento también se desplaza al mismo tiempo paralelamente al otro.

Restablecer posición de ventanas. Sirve para poner en posición vertical ambas ventanas de los documentos, por si las habíamos modificado de posición.

Vuelve a hacer clic en la opción Ver en paralelo para desactivar este modo y volver a la edición normal.

Para activar el control de cambios debemos pulsar el botón de la pestaña Revisar antes de hacer ningún cambio sobre el documento.Otra forma de activar el control de cambios es pulsando Ctrl + Mayús + E. Si lo activamos cada cambio que se efectúe en el documento se almacenará y posteriormente podremos comparar el documento original con el documento final tras los cambios.

-Botones de la pestaña Revisar pertenecientes al control de cambios.

El primer cuadro despegable sirve para indicar como queremos ver el documento.

Marcas mostradas finales. Muestra el documento final con las marcas informando de los cambios realizados.

Final. Muestra el documento sin marcas, como quedaría si se aceptan los cambios.

Marcas mostradas originales. Muestra el documento original y las marcas de los cambios que se han realizado.

Original. Muestra el documento original sin marcas.

Una buena opción es trabajar en vista Final porque así evitamos que por cada cambio que efectuemos aparezca un globo indicando el cambio efectuado, ya que puede resultar bastante agobiante tener el documento cargado de globos.

En el menú Mostrar marcas podemos indicar qué elementos de revisión mostrar u ocultar.

Si pulsamos sobre Panel de revisiones nos aparece una ventana donde podemos ver los cambios y comentarios del documento principal, los cambios de encabezado y pie de página,cambios de cuadros de texto, cambios de cuadro de texto de encabezado y pie de página, cambios de pie de página y cambios de notas al final.

-Revisar los cambios efectuados. Aceptar o rechazar cambios.

Cuando un documento ha sido modificado por otro componente de un equipo y ha activado el control de cambios, después otro componente puede revisar el documento con las herramientas de navegación de cambios y aceptar o rechazar los cambios efectuados.

Para revisar los cambios del documento podemos hacerlo de dos maneras:

- Manualmente con los botones,

Cambio anterior. Si estamos revisando los cambios realizados sobre el documento podemos desplazarnos al anterior cambio.

Cambio siguiente. Si estamos revisando los cambios realizados sobre el documento podemos desplazarnos al siguiente cambio.

Luego simplemente deberemos hacer clic en el botón Aceptar para aplicar el cambio propuesto.

- O automáticamente

Deplegando la opción Aceptar encontramos Aceptar todos los cambios del documento. Esta opción sirve para aceptar todos los cambios encontrados con respecto al documento original.

Desde el menú que tenemos en el botón Mostrar marcas de la pestaña Revisar podemos escoger que tipo de marcas queremos ver y cuales queremos ocultar, Comentarios,Anotaciones manuscritas (utilizadas mediante PDAs, Pocket Pc, etc), Inserciones y eliminaciones y marcas de Formato.

Dentro del submenú Revisores nos aparece una lista despegable con los componentes (revisores) que han modificado en documento con el color asignado a cada uno. Si seleccionamos Todos los revisores se marcan todos los revisores disponibles y veremos las marcas aplicadas por todos los revisores, pero si únicamente queremos ver los cambios aplicados por un revisor dejaremos seleccionado solamente ese revisor.

En el submenú Globos disponemos de tres opciones para indicar cuando queremos que se muestren los globos.

Mostrar revisiones en globos. Indica que siempre que existan globos que se muestren.

Mostrar todas las revisiones en línea. El caso contrario que aunque existan globos que no se muestren, aunque sí se mostrarán como tachados, subrayados, etc...

Mostrar sólo comentarios y formato en los globos. Mostrará solo los globos pertenecientes a formatos o comentarios, el resto se mostrará en línea.

Insertar un comentario:

Para insertar un comentario sobre el documento debemos seguir los siguientes pasos:

- Seleccionar el texto del cual vamos a crear un comentario.

- Acceder a la pestaña Revisar y hacer clic en el botón Nuevo comentario .

Nos resalta el texto seleccionado y aparece un globo en la parte derecha del documento unido con una línea discontinua de puntos hasta el texto. En ese globo es donde podemos introducir el texto del comentario.

Dependiendo de la vista en que estemos se nos mostrará de una manera o de otra. Por ejemplo estando en vista Normal o Lectura nos aparece una sección lateral con el globo del comentario a la derecha del documento junto con una línea discontinua enlazada al texto comentado.

El comentario nos ofrece información del autor, por ejemplo en este comentario de ejemplo. Lo primero que indica es que es un comentario, entre corchetes escribe las iniciales del autor (AC--> AulaClic) y el número de comentarios que ha realizado este autor, a continuación muestra el texto del comentario.

En otras vistas, como Esquema o Borrador el texto aparece resaltado pero para poder ver los comentarios deberemos abrir el Panel de Revisión.

Para ello deberemos desplegar la opción Panel de revisiones y escoger el lugar donde lo queremos mostrar, en la zona inferior de forma horizontal o a la izquierda del texto de forma vertical.

El mismo comentario visto desde el panel de revisiones se vería como vemos en la imagen de abajo.

Vemos que en el panel nos da algo más de información por ejemplo en el centro nos muestra el nombre completo del autor y a la derecha muestra la fecha y hora de cuando introdujo el comentario y un reglón más abajo muestra el comentario.

Podemos modificar el autor de los comentarios, si quieres ver cómo puedes consultar este tema avanzado.

Veamos el resto de botones de la barra de revisión que hacen referencia a comentarios.

Comentario anterior. Nos lleva al comentario que este antes del punto donde nos encontremos.

Comentario siguiente. Nos lleva al siguiente comentario del punto donde nos encontremos.

Elimina el comentario seleccionado.